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バーチャルアシスタントの手順書作成方法(基本知識編)

バーチャルアシスタント(VA)とは

バーチャルアシスタントは、自分の代わりに働く仮想のアシスタントです。仕事の手順を「作業手順書」として教えると、あなた自身が今まで手作業で行っていた「ちょっと面倒だけどそこまで難しくない業務」を代行してくれます。

  • チャットからフォーム入力した情報をそのままセールスフォースに書き込む
  • メールに添付されたドキュメントを自動でboxに格納してチャットに通知する
  • 部下から来た経費申請をチャットに通知してそのまま承認を行う
  • ローカルフォルダやboxなど、どこに格納したかわからないドキュメントを代わりに探す

様々なクラウドサービスと連携しているので、例えばこのようなことを教えてあげることが可能です。dejiren最大の特徴であるバーチャルアシスタント(VA)。本記事では、VA作成の基本知識と操作手順をご紹介します。

01. VA管理画面を開く

02. 「新しいVAを作る」を選択

03. VAプロフィールを登録する

VAプロフィール情報の各項目を埋めていきます。それぞれの項目の説明は以下となります。

項目名内容
名前VAの名前です。
誰が見ても、このVAの役割がわかるようにネーミングするのがベターです。
自己紹介名前だけで伝えきれないバーチャルアシスタントの
役割や詳しい説明などをこちらに記載してください。
ラベル検索用のタグのような役割です。VA一覧画面から検索する際に用います。
VAの種類毎や役割毎に綺麗にラベリングしておくとベターです。
利用対象自分だけが管理できるVAか、みんなで管理するVAかを選択します。
また、「みんなのVA」はフォルダ管理も可能です。
VAが
動くきっかけ
下記を参考

VAが動くきっかけとは、「どんなタイミングでVAに動き始めてもらうか」というトリガーです。それぞれのきっかけについては下図をご覧ください。

きっかけトリガーとなるタイミング
メッセージを
受け取った時
・チャットで特定の文字列が送信された
・チャットで特定のファイルが送信された など
メールが
届いた時
・数分毎にメールサーバをチェックし新着メールを受信する度
・特定の文字列が件名に入ったメールを受信した など
ファイルに変更が
あった時
・ファイルストレージ内のファイルが削除・更新された
・ファイルストレージ内に新規ファイルが作成された など
決まった
時間に動く
・下記の決まったタイミングで実行
・15分毎、N時間毎、N日毎、N週間毎、毎月N日、月末
その他の
きっかけ
・特殊なサービスとの連携時などに使用

04. 手順書を編集する

上図が手順書作成画面の操作項目です。米印(※)で記載した内容について下記で補足していきます。

※1. VAテンプレートへの保存

VAテンプレート機能で、よく使うフローをテンプレートとして保存します。これによって、毎回ゼロからVA手順書を作成する手間を省略することが可能です。
保存したテンプレートは、VA管理画面の「VAテンプレート」から確認できます。

※2. VAの稼働 / 非稼働

VAは、作成して保存しただけでは稼働できません。稼働させたいVAはこちらのチェックを「稼働中」に変更する必要があります。

※3. 接続設定

手順書内で接続している接続先の一覧が確認できます。
※現在、連携可能な接続先の一覧はこちらをご覧ください。
※各サービスの接続先設定方法についてはこちらをご覧ください。

05. 手順ブロックを配置/操作する

ブロックは、VAの1つの動作を表したものです。「ファイルを探す」や「メールを送信する」など、様々なブロックがあります。ブロックをつなぐことで一連の動作(手順)を完成させていきます。

ブロックの配置方法について

手順書内でのブロック配置方法には2つの方法があり、手順書の作成状況で配置方法を使い分けて各ブロックを配置していただく必要があります。

01. ブロック一覧上で対象のブロックを直接クリック
ブロックをクリックすると、作業手順書内の+マーク箇所に自動でブロックが配置されます。

02. ドラッグ&ドロップで対象のブロックを配置
ブロックを作業手順書内にドラッグ&ドロップすると+マークが表示され、マーク上にドロップする事でブロックが配置されます。

フロー制御について

ブロックを組み合わせて作成するフロー(動作の流れ)の制御方法については大きく3種類あります。

01. 順次処理
左のブロックから順番に実行する「順次処理」。これが基本です。

02. 分岐処理
条件によって処理を変える「分岐処理」。メールの件名に特定の単語が含まれている場合に処理を変える、直前の動作が失敗した場合に処理を変える、というように、「もし○○だったら」を表現したいときに使います。

03. 反復処理
回数や条件を満たす間、決まったブロックを繰り返し実行し続ける「反復処理」。リストに載っている人全員に個別にチャットを送る、フォルダーにあるすべてのファイルをダウンロードする、というように、「何度も同じことを繰り返す」ことを表現したいときに使います。

また、「順次処理」「分岐処理」「反復処理」、これら複数の処理を組み合わせることで、複雑なワークフローにも対応することが可能です。

06. チャットにVAを招待して動作するか確認する

VA手順書の作成が完了したら、実際にチャットクライアントにVAを招待して、きちんと思い通りの挙動で動作するかを確認します。

今回はお試しで、「dejirenチャットで元気に挨拶を返すだけのVA」を作ってみたので、そちらを例にご説明します。

手順1. dejirenチャットを起動する

Webブラウザーから次のURLにアクセス、もしくはdejirenチャットアプリケーションを開きます。
https://www.dejiren.com/client/#/

手順2. ルームの作成とVAの招待

任意のルームにVAを招待します。適切なルームが無い場合はルームの新規作成を行なってください。

ルーム作成
VAを招待

手順3. きっかけを与え、VAが動くか確認

ルーム作成とVA招待が済んだら、実際に動作するかを確認します。
今回は、「メッセージを受け取ったら自動でおはようと送信する」という簡単なVAですので、メッセージを送信してみます。

思った通りの挙動が確認できたら完了です。

業務を手順書化して、VAに任せましょう

複数のサービスを跨ぐような複雑な業務フローも、dejirenのバーチャルアシスタントに手順を教えてあげるだけで自動化できます。
当サイトでは、よく使われている手順書をテンプレート化して配信していく予定です。そちらも是非ご覧ください。


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