VA でのメール受信 (Microsoft Exchange)
このページでは、Exchange Online (Microsoft 365) のメールボックスから VA でメールを受信する設定について説明します。
一般の IMAP・POP3 接続でメールを受信する場合には、「VA でのメールの受信」ページの手順をご利用ください。
⚠️注意
Exchange Online での接続には、OAuth2.0 のオンライン認証と、Microsoft 365 管理側での事前準備が必要です。
事前準備には Microsoft 365 の管理者権限が必要なため、管理者と利用者が協力して設定を進めます。
また、dejiren AI は一定の間隔でメールボックスを確認するため、メールの受信にタイムラグが生じる場合があります。
組織外のメールを扱う場合は、ご所属組織のセキュリティ規則に添って適切に運用してください。
接続設定画面の「パスワード」欄は入力必須の表示ですが、メールの種類「Exchange」を選択した場合は内部的に使用されません。ダミーの値を入力してください(詳しくは「よくある質問」をご覧ください)。
もくじ
全体の流れ
Exchange Online と連携する場合、dejiren AI で用意している認証アプリ(djr-prd-exchange-online)を経由して、OAuth2.0 のオンライン認証で接続します。ユーザーごとに認証アプリを作成する必要はありません。
設定は、「共通設定①」→「共通設定②」→「接続設定①」→「共通設定③」→「接続設定②」の順に進め、その後に VA手順書を作成します。
| 手順 | 作業内容 | 実施場所 | 実施者 |
|---|---|---|---|
| 共通設定① | 各ユーザーのメールアプリ(IMAP・POP・認証済みSMTP)を有効化する | Microsoft 365 管理センター | Microsoft 365 管理者 |
| 共通設定② | 先進認証(IMAP4・POP3・認証済みSMTP・Exchange Online PowerShell)を有効化する | Microsoft 365 管理センター | Microsoft 365 管理者 |
| 接続設定① (メール受信接続設定①) | 管理者で最初の接続設定を作成し、オンライン認証する | dejiren VA 管理画面 | VA編集権限を持つユーザー |
| 共通設定③ | 認証アプリ(djr-prd-exchange-online)に管理者の同意を付与する | Azure Portal (Microsoft Entra ID) | Microsoft 365 管理者 |
| 接続設定② (メール受信接続設定②) | 利用者ごとに接続設定を作成し、オンライン認証する | dejiren VA 管理画面 | VA編集権限を持つユーザー |
| VA作成 | 「メールが届いたとき」をきっかけとする VA手順書を作成する | dejiren VA 管理画面 | VA編集権限を持つユーザー |
注意： 「共通設定③」は、番号のとおり「共通設定②」の直後ではなく、「接続設定①」(管理者でのオンライン認証)の完了後に行います。
これは、管理者の同意の対象である認証アプリ(djr-prd-exchange-online)が、接続設定①のオンライン認証が完了して初めて、利用者テナントの「エンタープライズ アプリケーション」一覧に表示されるためです。
ポイント： 「VA からのメール送信 (Microsoft Exchange)」の設定を既に実施済みの場合、共通設定①②③と接続設定①は完了しています。「VA からのメール送信 (Microsoft Exchange)」の接続設定②から続けて行う場合は、これらの手順をスキップできます。
前提条件・必要な権限
| 環境 | 権限 | 必要な場面 |
|---|---|---|
| dejiren AI | VA 編集権限を付与されたアカウント(VA 編集者ロール、もしくは VA 管理者ロールに属するユーザーアカウント) | ・接続設定の作成 ・接続設定を用いた VA の作成 |
| Microsoft 365 (管理者) | Microsoft 365 の管理者権限を持つユーザーアカウント | ・事前準備①②(管理センターでの設定) ・最初のオンライン認証(接続設定①) ・認証アプリへの管理者の同意(共通設定③) |
| Microsoft 365 (利用者) | 受信者のメールアドレス | ・接続設定②(接続設定作成とオンライン認証) |
事前準備(Microsoft 365 側の設定)
dejiren AI から Exchange Online に接続する前に、Microsoft 365 管理センターで「共通設定①」「共通設定②」の 2 つの設定を行います。
共通設定③は Azure Portal での作業のため、この後の「共通設定③ 認証アプリに管理者の同意を付与する」で実施します。
いずれも Microsoft 365 の管理者権限を持つユーザーで操作してください。
共通設定① 各ユーザーのメールアプリを有効化する
Exchange メールにアクセスできるアプリに、IMAP・POP・認証済み SMTP を追加します。
メール受信を行うユーザーに対して実施してください。
画面からの一括有効化には対応していないため、利用者ごとに設定が必要です(Exchange Online PowerShell での一括操作は現在検証中です)。
1. Microsoft 365 管理センター(https://admin.microsoft.com)に、管理者権限を持つユーザーでアクセスします。
2. 左メニューから「アクティブなユーザー」をクリックし、メールコネクターで指定するユーザーを選択します。
3. 右ウィンドウから「メール」→「メールアプリを管理する」をクリックします。
4. 「IMAP」「POP」「認証済み SMTP」をチェックし、「変更の保存」をクリックします。
メール受信にご利用のプロトコル(IMAP または POP)のチェックが必要です。メール送信も合わせてご利用の場合は、「認証済み SMTP」のチェックも必要です。
共通設定② 先進認証を有効化する
先進認証(OAuth2.0)の対象プロトコルに、IMAP4・POP3・認証済み SMTP・Exchange Online PowerShell を追加します。テナント全体に対する設定で、1 回実施すれば OK です。
1. Microsoft 365 管理センターに、管理者権限を持つユーザーでアクセスします。
2. 左メニューから「組織設定」を選択します。
3. 一覧から「先進認証」を選択します。
4. 「IMAP4」「POP3」「認証済み SMTP」「Exchange Online PowerShell」をチェックし、「保存」をクリックします。
受信接続設定の作成とオンライン認証
メール受信 VA を作成する前に、VA 管理画面で接続設定を作成し、オンライン認証を完了させます。
初回は管理者が最初の接続設定を作成し(接続設定①)、
続けて認証アプリへの管理者の同意(共通設定③)を行った後、
利用者ごとに接続設定を作成します(接続設定②)。
接続設定① VA編集権限を保有するアカウントで接続設定を作成する
1. VA 管理画面に、Microsoft 365 の管理者権限を持つユーザーでアクセスします。
https://www.dejiren.com/va
2. 左メニューから「接続設定」を選択し、「新しい接続設定をつくる」をクリックします。
3. コネクター一覧から「メール受信 (IMAP)」を選択し、「つぎへ」をクリックします。
4. 次の表を参考に接続設定を入力し、「作成する」ではなく「作成後にオンライン認証」をクリックします。
| 設定項目 | 設定値 | 入力 | 備考 |
|---|---|---|---|
| 接続名 | 任意の識別名称 | 必須 | 例：「カスタマーサポート用メール受信(Exchange)」 |
| サーバー | outlook.office365.com | 必須 | Exchange Online の IMAP サーバーのホスト名です。 |
| ポート | 993 | 必須 | 暗号化方式「IMAPS接続」に対応するポート番号です。 |
| ユーザー | メールアドレス | 必須 | Exchange Online のメールアドレスを指定します。 |
| パスワード | ダミーの値(任意の文字列) | 必須 | 画面上は入力必須ですが、メールの種類「Exchange」を選択した場合は内部的に使用されません。実際のパスワードを入力する必要はありません。 |
| 暗号化方式 | 「IMAPS接続」を選択 | 必須 | |
| メールの種類 | 「Exchange」を選択 | 必須 | ここで「Exchange」を選択すると、パスワードではなく OAuth2.0 のオンライン認証で接続します。 |
| ブリッジ | 選択しない | 任意 | オンプレミスのメールサーバーに接続する場合には選択します。Exchange Online の場合は不要です。 |
| 個人認証 | チェックしない | 任意 |
ポイント： 「メールの種類」で「Exchange」を選択することが重要です。Exchange Online では基本認証(パスワードによる認証)が廃止されているため、「Exchange」を選択せずに IMAPS 接続のみを設定した場合は接続できません。
5. 「連携先につなぐ」をクリックします。
6. 接続設定の「ユーザー」で入力したメールアドレスを選択してサインインします。
異なるユーザーを選ぶとオンライン認証に失敗します。ご注意ください。
7. 「組織の代理として同意する」にチェックを入れ、「承諾」をクリックします。
管理者権限がない場合、この画面は表示されません。
8. 「接続完了しました」のメッセージを確認し、「閉じる」をクリックします。
共通設定③ 認証アプリに管理者の同意を付与する
接続設定①のオンライン認証が完了すると、利用者テナントの Microsoft Entra ID 上に認証アプリ「djr-prd-exchange-online」が表示されるようになります。そこで、この認証アプリに対して管理者の同意を付与します。
Azure Portal(https://portal.azure.com)で Microsoft 365 の管理者権限を持つユーザーで操作してください。
1. Azure Portal のホーム画面から「Microsoft Entra ID」をクリックします。
2. 左メニューから「エンタープライズ アプリケーション」→「すべてのアプリケーション」をクリックします。
3. 認証アプリ「djr-prd-exchange-online」が一覧に存在することを確認し、開きます。
表示されない場合は、接続設定①のオンライン認証が完了しているかご確認ください。
4. 左メニューから「アクセス許可」をクリックし、「Wingarc1st Inc. に管理者の同意を与えます」をクリックします。
5. 管理者のメールアドレスを選択し、「承諾」をクリックします。
接続設定② メール受信者の接続設定を作成する
管理者による接続設定①のオンライン認証と共通設定③の管理者の同意が完了した後、メールを受信したい利用者ごとに接続設定を作成します。手順は「接続設定①」と同様です(項目の入力内容も同じです)。
1. VA 管理画面に、メール受信者アカウントでアクセスします。
https://www.dejiren.com/va
2. 「接続設定①」の手順 2〜8 と同様に、接続設定の作成とオンライン認証を実施します。
接続設定の「ユーザー」欄には、受信者ごとのメールアドレスを入力してください。
一般ユーザーのオンライン認証では、「組織の代理として同意する」の画面は表示されません(管理者の同意は共通設定③で完了しています)。
メール受信 (POP3) コネクターの場合
POP3 でメールを受信する場合も、共通設定①〜③および接続設定の作成・オンライン認証の手順は「メール受信 (IMAP)」と同様です。コネクター一覧で「メール受信 (POP3)」を選択し、次の点を IMAP の表に置き換えて入力してください。
サーバーとポート番号は、Microsoft の公式ドキュメント「POP3 and IMAP4 in Exchange Online」もご参照ください。
| 設定項目 | 設定値 | 備考 |
|---|---|---|
| サーバー | outlook.office365.com | Exchange Online の POP サーバーのホスト名です。 |
| ポート | 995 | 暗号化方式「POP3S接続」に対応するポート番号です。 |
| 暗号化方式 | 「POP3S接続」を選択 | |
| メールの種類 | 「Exchange」を選択 | IMAP と同じく、OAuth2.0 のオンライン認証で接続します。 |
VA手順書の作成
接続設定の作成後は、「VA でのメールの受信」ページの「VA手順書の作成」と同じ手順で VA を作成します。
「VA が動くきっかけ」で「メールが届いたとき」を選択し、接続設定で、このページで作成した接続設定(メールの種類「Exchange」)を選択してください。
受信したメールで取得できる情報(送信者・件名・本文・添付ファイルなど)は、「VA でのメールの受信」ページの「受信メールで取得できる情報」をご覧ください。
トラブルシューティング
よくある問題と対処法(Exchange 固有)
| 問題 | 原因 | 対処法 |
|---|---|---|
| オンライン認証が失敗する | 接続設定の「ユーザー」と異なるアカウントで認証している | 「ユーザー」欄に入力したメールアドレスと同じアカウントでサインインする |
| 一般ユーザーのオンライン認証で権限不足となり先に進めない | 管理者のオンライン認証(接続設定①)または管理者の同意(共通設定③)が未完了 | 管理者が接続設定①と共通設定③を完了してから実施する |
| 「組織の代理として同意する」が表示されない | サインインしたアカウントに管理者権限がない | Microsoft 365 の管理者権限を持つアカウントでオンライン認証する |
| エンタープライズ アプリケーションに「djr-prd-exchange-online」が表示されない | 管理者による最初のオンライン認証が完了していない | 接続設定①(管理者でのオンライン認証)を実施する |
| メール受信で認証・接続エラーになる | 事前準備①②(メールアプリ・先進認証)の設定漏れ | Microsoft 365 管理センターの設定内容を確認する |
| メールが検知されない | 共通設定①で利用中のプロトコル(IMAP または POP)が有効化されていない | 管理センターの「メールアプリを管理する」設定を確認する |
上記に当てはまらない場合は、「VA でのメールの受信」ページの「トラブルシューティング」をご確認ください。接続タイムアウトや SSL/TLS エラーなど、一般的な対処は IMAP・POP3 接続と共通です。
よくある質問
Q. 接続設定の「パスワード」欄は、実際のパスワードを入力する必要があるか?
A. いいえ。画面上は入力必須ですが、メールの種類「Exchange」を選択した場合は内部的に使用されません。ダミーの値(任意の文字列)を入力してください。実際のパスワードを入力する必要はありません。
Q. 自社テナントに認証アプリを登録する必要があるか?
A. いいえ。dejiren AI で用意している認証アプリ(djr-prd-exchange-online)を経由して接続するため、ユーザーごとに認証アプリを作成する必要はありません。利用者テナント側では、管理者によるオンライン認証と管理者の同意(共通設定③)のみを行います。
Q. POP3 でのメール受信は利用できるか?
A. 可能です。「メール受信 (POP3)」コネクターをご利用ください(前述の「メール受信 (POP3) コネクターの場合」を参照)。
Q. 管理者への依頼なく、利用者だけで設定を完了できるか?
A. 不可能です。事前準備①②、最初のオンライン認証(接続設定①)、管理者の同意(共通設定③)には Microsoft 365 の管理者権限が必要です。管理者と利用者が協力して設定を進めてください。
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