アプリ VA のご利用について

アプリ VA は dejiren のユーザー画面からご利用いただくことが可能です。
チャットやルームとの並びで機能が選択でき、「アプリ」メニューから個別に作成された
アプリVAをご利用いただけます。

データ登録やファイル格納など、ワンアクションでの VA 操作の場合に適した機能です。

公開中のアプリVA手順書と、編集用の手順書を並行に存在させることで、本番環境への影響を最小限に抑えながら手順書を更新できます。

• 公開中：利用権限のあるユーザーに対してアプリ VA として開示
• 編集中：編集権限者（所有者含む）のみが編集可能
  　
• 公開バージョンの手順書は読み取り専用で、
  手順書設定を更新する際は公開中の手順書を編集用の内容に反映して編集を行います。
  編集完了後に公開処理を行うことで、公開中のアプリVAの内容に更新内容が反映されます。
• 「公開中」と「編集中」で1件のアプリVA として、VA の数にカウントされます。
• 「編集中」を複数保有することはできません。

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前提条件・必要な権限

• アプリ VA の作成・編集ができるのは dejiren の「VA編集者」、または「VA管理者」のロールに所属しているユーザーです。
  　　
  • 権限がない場合には「システム管理者」ロールに属する dejiren ユーザーの方に、
    お使いの dejiren アカウントを「VA編集者」以上のロールに割り当てることをご相談ください。
    　　
• アプリ VA には利用者を限定するアクセス権限設定があります。
  アクセス権限設定は初期状態ではアプリ VA の作成者の方以外は「利用可」の状態ですが、
  アプリ VA 作成者の方が任意で設定可能です。
  　　
  • もし一般利用者の方が特定のアプリ VA を利用できない場合には、
    アプリ VA 作成者・管理者の方に、利用権限の付与をご相談ください。
    　　
• 一般利用者 (制限あり)のロールに所属するユーザーの方は
  アプリ VA をご利用いただけません。

権限ロールについての詳細はこちらをご参照ください。

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アプリ VA のライフサイクル

アプリ VA は以下6つのステータスを持ちます。

ライセンス管理
システム管理画面のライセンス画面でアプリ VA 数を確認できます。
アプリVA の作成時にライセンスチェックを行い、VA 数として計上されます。
アプリVAは公開停止や終了などの状態であっても VA 数にカウントします。

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アプリVAの設定の流れ

アプリVAを新たに作成するとき

VA 管理画面にアクセスし、「アプリVA」の新規作成からアプリVAが作成できます。

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アプリVAの手順書を編集・更新するとき

• 編集開始：変更対象のアプリVAの「編集中」タブをクリックすることで、
  　　　　　公開中の手順書の設定が編集用の手順書として反映されます。
  　
• 編集作業：「編集中」手順書の設定を変更している際も
  　　　　　「公開中」手順書は影響を受けません。
  　
• 公開操作：「編集中」手順書を「保存」して「公開する」操作で、
  　　　　　編集した内容を公開中の手順書を上書きします。

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公開中のアプリVAを公開停止するとき

• 公開停止：変更対象のアプリVAの手順書編集画面で、
  　　　　　「公開を停止する」操作で、ユーザー操作画面はメンテナンス中表示となり、
  　　　　　ユーザーはこのアプリVAを利用できない状態となります。
• 公開再開：対象のアプリVAの手順書編集画面で
  　　　　　「公開を再開する」操作で、
  　　　　　再びユーザーが対象のアプリVAを利用可能な状態に戻ります。

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アプリVAの公開を終了するとき

• 公開終了　　：対象のアプリVAの手順書編集画面で、
  　　　　　　　「公開を終了する」操作でアプリがユーザー非公開の状態となる。
• 終了取り消し：「公開終了」状態のアプリVAの手順書編集画面で、
  　　　　　　　「終了を取り消す」操作でアプリVAを終了前の状態に戻す

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状態と画面

アプリVAがそれぞれの状態にあるときの、アプリ VA 手順書編集画面と、ユーザー利用画面は以下のとおりです。

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排他制御（ロック機能）

1つのアプリ VA に対して複数ユーザーが同時編集することを防ぐ、排他ロックの仕組みを備えています。

特定のアプリVA に対して、ひとりの編集権限を持っているユーザーが編集を開始したら、他のユーザーは対象アプリVA の編集権限を保有していても、そのアプリVA の手順書の編集ができない状態になります。

あるユーザーが
編集中

手順書編集画面左上に
「ロック中🔒️」表示

他のユーザーの
アプリVA一覧では
鍵付き🔒️で表示

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その他の重要な事項

• 手順書編集を未保存で終了しようとした場合には、確認ダイアログが表示されます。

• 「保存」操作を実施していて、「公開」操作を実施する前であれば「編集中」の手順書を破棄できます。
• 編集中のアプリVA手順書の設定を破棄した場合、新たな編集は現在「公開中」のアプリVA手順書の内容を元にした手順書設定からはじめます。

• アプリVA には「わたしのVA」はありません。すべて「みんなのVA」です。
  利用者を制限したいときは、アクセス権限設定を施してください。
• アプリVA にはエラー手順書の設定はありません。
• アプリVA では、エラーの通知先はメールのみです。
• アプリVA には通常の VA と異なり、「VA テンプレート」にはできません。

• アプリVA からユーザーにメッセージを直接送信することはできません。
  アプリVA からメッセージを送信する場合には、通常の VA を介して行います。
  「チャット送信」ブロックで「VAまたは接続設定」に橋渡し用の通常 VA を指定することで、
  その通常 VA が参加しているルームやチャットにメッセージを送信します。

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作成の流れ

1. VA管理画面にアクセスします。
　https://www.dejiren.com/va

2. 「VA管理画面」で 「アプリVA」をクリックします。

3. 「アプリVA」画面左上の「＋新規作成」をクリック

4. 基本情報を設定します。
　各項目を入力したら「つぎへ」・「アクセス権限を設定する」のいずれかをクリックします。
（「つぎへ」をクリックすると「アクセス権限設定」をスキップします。）

5. このアプリ VA のアクセス権限を設定して、「作成する」をクリックします。
　（ここでアクセス権限を設定しない場合でも、後ほど設定可能です。）
◆ 初期状態では、アプリVA の作成者が「所有者」となり、このアプリ VA の全権を保有します。
　 また、その他のユーザーは「利用可」の状態で、このアプリ VA を利用することのみ可能です。

6. 手順書編集画面で、手順ブロックを配置・設定してアプリ VA を作成します。

　初期状態では「フォーム」のみが手順書編集画面に配置された状態です。

　「フォーム」はアプリVA をユーザー操作画面で選択したときに表示される入力フォームで、
　通常版 VA の「VAフォーム」と同等の設定が可能です。

　▼「プレースホルダー」は、入力欄内に表示する文字列を指定する項目です。

　
※ フォームの項目名称は一意である必要があります。
　 複数のフォーム項目で同一の名称を用いることはできません。

• フォームの項目の入力形式には下記があります。

OCR (文字認識) ◆ dejrien AI 専用オプション機能 　 dejiren AI の標準ご契約や通常プランではご利用いただけません。

保存されている画像やPDF書類を読み込むか、カメラで撮影した画像に記載されている文字情報を読み出します。 投稿後に、読み出した値を初期入力値として、文字入力フィールドで手入力修正が可能です。 最大10件までのファイルを一度に取り扱うことができます。 読み込み処理に際しては、読み込み対象の項目指定や明細指定が可能で、各情報種別ごとに読み込み精度を高めるためのヒントを設定可能です。 デスクトップ向けとスマートフォン向けで複数のボタンレイアウトが選択可能です。

7. 手順書の編集が終わったら、画面上にある「保存💾」をクリックして、手順書設定を保存します。

8. 公開する をクリックして、アプリVA を利用できる状態にします。

9. アプリVAが公開されました。

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公開中のアプリ VA を編集する手順

1. 公開中のアプリ VA の手順書画面で「編集中」タブをクリックして、編集モードに入ります。

2. 公開中の設定が編集用に複製され、「編集中」タブで編集作業を行います。

編集中も「公開中」の手順書は影響を受けず、継続して動作します。

3. 保存と更新

• 編集完了後、「💾保存」をクリック
• 公開する をクリック
• 確認ダイアログで 公開する を選択して公開中の手順書を上書きします。

状態変更操作

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アプリVAの削除について

　
アプリ VA は、アプリ VA が公開中でないとき、且つ編集中のアプリ VA 手順書が存在しない場合のみ削除可能です。

　
個別のアプリ VA は、一覧画面の「…」クリックで表示されるサブメニューで
「削除」を選択することで、削除可能です。

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アクセス権限

　
アクセス権限設定の考え方は、通常 VA と同様です。
アクセス権限について

アクセス権の初期設定状態

　
アプリ VA の新規作成時のアクセス権限の初期値は以下のとおりです。

• 所有者：そのアプリ VA の作成者
• ユーザー/ユーザーグループ：設定なし
• その他のユーザー：利用可

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「編集中」と「公開中」の設定事項の共用について

• 「編集中」と「公開中」で、アプリVA の名前と自己紹介とラベルは共通です。
• 各種設定（変数、接続設定、高度な設定）は別々に保持します。
  （編集途中の「保存💾」操作で、「公開中」の手順書と「編集中」の手順書とで差異がある状態となります。）

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アプリVA から dejirenデータベースにアクセスするとき

dejiren データベースのアクセス権設定で、「共通設定」−「すべてのVA」でアクセス許可が設定されていない場合には、個別のアプリVAへのアクセス権を設定いただく必要があります。

リンク：dejirenデータべースのアクセス権制御について

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トラブルシュート

アプリ VA が動かない場合

✅ アプリ VA の稼働状態を確認

公開停止中である場合には、なぜ停止中であるのかを確認し、問題なければ 個別アプリ VA の手順書編集画面で「公開する」をクリックして公開に変更します。

✅ 必要な権限が付与されているか確認

利用しようとするユーザーに、対象アプリ VA の「利用可」以上の権限が付与されているか確認し、権限がない場合にはアプリ VA の所有者に利用権限の付与を依頼してください。

✅ 接続設定が正しいか確認

アプリ VA 手順書で使用されている接続設定について、正常に接続が確立するか確認します。

✅ アプリ VA の動作ログを確認

アプリ VA 手順書編集画面の「高度な設定」で実行履歴ログをダウンロードして、CSV ファイルに記載されている実行履歴を確認します。

権限エラーとなる場合

✅ 自分のロールを確認

テナントのシステム管理者の方に、どの様なロールを割り当てられているのかお問い合わせください。

✅ フォルダー・アプリ VA に設定されているアクセス権限設定を確認

VA 管理画面でご確認いただくか、アプリ VA の所有者の方や対象アプリ VA にアクセス可能な方にお問い合わせいただき、適切な権限の付与を要請してください。

アプリ VA 手順書を編集できない場合

✅ アプリ VA を編集する権限があるか確認

アプリVA の一覧画面でご確認いただくか、アプリ VA の所有者の方や対象アプリ VA にアクセス可能な方にお問い合わせいただき、適切な権限の付与を要請してください。

✅ 他のユーザーがロックしていないか確認

アプリ VA が他のユーザーによってロックされている場合があります。所有者権限がある場合は強制ロック解除が可能です。

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