VA の編集における付帯説明
このページでは、VA を作成・編集する際の Tip をご案内します。
VA の編集について
⚠️ VA管理画面にログインした状態が30分非アクティブであると、ログアウトされます。
（画面上は最後に表示したままの状態ですが、次に操作を行うとログイン画面に遷移します。）
未保存の設定は破棄されますのでご注意ください。
稼働中VAの編集
- VA が稼働中の状態でも手順書を編集することもできます。
- 編集後に保存操作を行うとそのまま変更後のVAを動作されられるため、
開発途上に於いて手順書に修正を施して保存を行い即時動作確認を行うということができますが、
本番運用中の VA を編集する際には一旦[●停止中]に変更したり、
対象の VA をコピー (複製) して修正することをおすすめします。
手順ブロックの入れ替え
- VA 手順書に配置した各ブロックはドラッグアンドドロップで配置場所を変更することが出来ます。
- ただし、配置を変更すると、変更前に他のブロックで取得していた値をそのまま利用できなくなることがあります。
例) A-B-C の順だった配置を、A-C-B に変更したとき、
もとの配置ではブロックCはブロックA・Bの出力値を処理に利用できますが
変更後の配置ではブロックCはブロックAの出力値しか処理に利用できません。
もしブロックCがブロックBの出力値を処理に利用していた場合には設定が無効となります。
- 設定値が無効になってしまったブロックは設定未完了となり赤枠で強調表示されるので、
ブロック編集画面で設定項目を修正します。
手順書に配置したブロックの削除やコピー・無効化
- 手順書編集画面に配置したブロックを削除したいときは、
対象のブロックの右上にある[…]をクリックして表示されるメニューから[削除] を選択してください。 - 配置したブロックは、コピー（複製）したり、一時的に無効化することも出来ます。
- ひとつのブロックを削除したり無効化すると、そのブロックで出力される値が関係する他のブロックにも影響します。（無効化ブロックからはデータが連携できません。）
ブロックの名前変更
- VA の各手順ブロックの表示名は任意で変更可能です。
分かりやすい名称に変えたり、接頭辞として記号を付記しておくことで、
頻繁にメンテナンスする可能性のあるブロックが識別しやすくなります。
ブロックのメモ
- 各手順ブロックには、メモを残すことが出来ます。
このメモは、手順書編集画面でブロックの上にポインタを合わせるとポップアップで表示されます。
VA の各ブロックの「送信先」の違いについて
- ルームにいる VA を呼び出すケースで、
[送信先] として [送信元] を指定されていると、ルームやチャットで VA を呼び出したユーザーに対して VA がメッセージを送信しますが、
[投稿ユーザー] を指定されている場合には、VA と投稿ユーザーのダイレクトチャットでメッセージが送信されます。
VA と投稿者のダイレクトチャットが未作成の場合には、ダイレクトチャットが作成され、メッセージが送信されます。
表示状態の展開・折りたたみ
- •分岐ブロックや、手順書ブロックパレットのグループ、
項目数の多いブロックの設定に指定できる値などは、
通常時の展開表示状態から閉じることができます。
VA 手順書の規定動作について
- VA の動作時にエラーが発生した場合、規定では手順書単位で設定されたとおりの動作になります。
（標準状態では、エラーが発生したら VA はその時点で実行を中止します。）
- 手順書編集画面の [高度な設定] で [既定のエラー時のふるまい] を [手順書の実行を継続する] に変更することで、VA 実行途中でエラーが発生した場合にも、停止することなく後続の処理を実行します。
たとえば、SFA から取得したデータを dejiren データベースに新規レコードとして登録し その後にSFA取得情報をチャット画面に表示する、
という手順があり、dejiren データベースへの登録がエラーとなっても、チャットメッセージは表示する、といった動作にすることが可能です。
◆ただし、エラーを起こしたブロックの出力値を後続のブロックで利用しようとすると、
後続ブロックでも入力値がないためにエラーとなるため、
手順書全体での規定のエラー時動作を「継続」とするか、
或いは次章に記載のブロック単位でのエラー時動作で対処するか、
については、手順書の構成により吟味して設定されることを推奨いたします。
エラー手順書について
- VA の実行途中で何らかのエラーが発生し、規定の処理が進められない場合に回避するための代替フローを設定することができます。
- たとえば
- 異常が発生したことを VA 管理者に通知
- 一定時間待ってから再度実行
- メインではないサブシステムにデータ登録
といった利用方法が考えられます。
エラー手順書の設定
1. 手順書編集画面の[高度な設定]でエラー手順書を有効化
2. エラー手順が設定できる状態になります
3. 任意のブロックを配置して、エラー発生時の回避動作を設定します
個別ブロックのエラー発生時の動作設定
- 前項のとおり、VA の動作時にエラーが発生した場合、規定では手順書単位で設定されたとおりの動作になります。
- 個別手順書ブロックの [エラー設定] で [このブロックのエラー時のふるまい] を [VA設定に従う] から任意の動作に変更することが可能です。
▶[手順書の実行を継続する] を選択することで、この手順ブロックでエラーが起きたときには、
エラーメッセージを後続処理に用いることができます。
例えば、手順ブロックの実行により発生したエラーのエラーコードにより条件分岐して、別々の処理に進める、といったことが可能です。
dejiren での検索やファイル取得・データの指定に用いるキーワードについて
- 検索キーワードは完全一致を基本とし、
排他利用ですが完全一致か部分一致（完全一致含む）を条件とすることは可能です。 - アルファベットの大文字と小文字を同一視するか別のものとするかは指定可能です。
- 送り仮名の有無や漢字・ひらがなの違いを同一視するような曖昧処理はできません。
- 送りがな」と「送り仮名」は別の扱い。
- 「受け付け」と「受付」は別の扱い。
- 「仕分」 を含むことを条件にすると「仕分け」はhitするが、「仕訳」は別の扱い。
VAのデバッグ
a) [VA手順書編集] 画面の [高度な設定] – [その他の設定] で、
VA の実行ログを CSV 形式でダウンロードすることが可能です。
b) [VA手順書編集] 画面の [高度な設定] – [エラー設定] で、
[きっかけのチャット・ルームに通知する] にチェックすることで、
VA 実行時にエラーが発生した際には VA を呼び出したチャットに
エラーメッセージが表示されるようになります。
※ きっかけルームへの通知は、チャットきっかけでの VA 実行時のみ有効です。
決まった日時に実行する VA などでは通知先がないため、この設定は有効になりません。
c) エラーメッセージの記載内容や、手順書がどの段階まで進んだのかは判別がし辛いことがあります。
各手順ブロックには、ブロック名称に番号を付記したり、
各個別手順ブロックの後に [チャット送信] ブロックを配置して実行結果がどのようであったのかを確認する、という手法をご案内します。
↑各処理ブロックのあとに、実行結果を表示するための「チャット送信」ブロックを配置し、
VA手順書の作成断面やメンテナンス時にのみ有効にして個別ブロックの処理結果を表示し、
通常運用中は「無効」として、実行結果を表示しないようにしておきます。
d) 手順書編集画面上部にある [ブロック番号検索] にチェックをつけると、ブロックの番号を表示できます。
実行ログやエラーメッセージに表示されるブロック番号と照合して、修正が必要なブロックをご確認ください。
ブロックの出力値とデータタイプについて
ブロックの実行結果である出力値は、ブロックごとの［出力値を確認］画面で確認できます。
データタイプの種類
出力値の先頭には、どのような値なのかを示すデータタイプのアイコンが付いています。
データタイプには、主に以下があります。
真偽
true（真）とfalse（偽）という2つの値で表されるデータです。ブロックの実行結果などで使われます。
文字列
文字で表されるデータです。ファイル名やメッセージなどで使われます。
整数
整数で表されるデータです。ファイルのサイズや、データの件数などで使われます。
テーブル
複数の値を1セットとした「レコード」という単位でまとめられ、複数のレコードが集まったデータ群です。
たとえば、「見つかったファイル一覧」という出力値は、見つかったファイルに関連する4つの値（ファイルの場所、フォルダーの場所、ファイル名、ファイルサイズ）を1レコードとし、見つかったファイル数分のレコードで構成されるデータ群です。
◆［出力値を確認］画面でのテーブルは、レコードを構成する値が1段下がった形で表示されます。
ファイル
ファイルに関する情報を扱うデータ群です。構造や使い方はテーブルと同じです。
このデータタイプのデータは、［まとめて処理］ブロックを通して使います。
オブジェクト
上記以外のデータです（アイコンの種類は他にもあります）。
複数のブロックで文章や単語を使い回す
複数のブロックで同じ文章や単語を使いたい場合は、「テキスト作成」ブロックが活用できます。
分岐や繰り返し処理内の出力結果をその外に出すことには使用できませんので、
分岐内や繰り返し処理内での出力結果をそれらの外側に取り出したいときや
単語や短文には「手順書内変数」をご利用頂き、
生成AIへの指示プロンプトなど長めの文章については「テキスト作成」ブロックを手順の上流に配置するなどしてご利用ください。
「高度な手順ブロック一覧」>「データ操作」>「テキスト作成」
たとえば、10件のブロックで同じ文章や単語を使っている場合は、修正作業を10回行う必要がありますが、「テキスト作成」ブロックに文章や単語を登録しておき、他のブロックで参照するように設定すれば、「テキスト作成」ブロックを1回修正するだけで済みます。
どのブロックで同じ文章や単語が使われているかを探したり気にしたりする必要もないので、手順書を効率的にメンテナンスできます。
「わたしのVA」を「みんなのVA」に変更する
個人ユーザー専用の「わたしのVA」を、複数人で使用する「みんなのVA」に変更することが出来ます。
※ 「みんなのVA」を「わたしのVA」に変更することは出来ません。
1. VA 管理画面のマイフォルダーにある
「みんなのVA」に変更したい VA の「…」をクリックして
表示されるメニューで「みんなのVAにする」をクリックします。
【一覧表示の場合】は「操作」にある「…」から操作します。
2. 保存先フォルダーを選択します。
3. VAを利用するユーザーを指定する場合には「アクセス権限を設定する」を、
アクセス権限を標準状態の設定とするときには「保存する」をクリックします。
（標準状態の設定は、VA作成者が所有者、その他のユーザーは「利用可」です。）
※ VA のアクセス権設定についてはこちらをご参照ください。
#バーチャルアシスタント #VA #ヴァーチャルアシスタント #手順書
