dejiren の有効なご活用のために、お含みおきいただきたいことを記します。

dejiren には、規定化された処理を自動実行する バーチャルアシスタント (VA)、
テーブル形式でデータを格納・蓄積して取り出すことができる dejirenデータベース、
VA がさまざまなシステムや SaaS に連携してデータの送受を行う接続設定／コネクタ、
ユーザー同士や VA とのメッセージをやり取りするチャットやルーム
といった機能があります。

これらの機能では、文字列やファイルなど様々なデータを取り扱います。
（データの入力・取得・登録・改訂・削除。）

データの適切な取り扱いや、正確な設定・運用管理が、
情報の漏えいやデータ破損など予期せぬリスクの抑制、管理負担の軽減、システム処理時間の短縮などに繋がります。

■すべての利用者の方にご留意頂きたい事項

■VA管理者・VA編集者の方にご留意頂きたい事項

■システム管理者の方にご留意頂きたい事項

すべての利用者の方にご留意頂きたい事項

アプリケーション

• デスクトップ版、スマートフォン版の dejiren アプリケーションは定期的にアップデートされます。通常は自動的に更新されますが、もし使用中に動作の異常などがあったときには、各アプリストアより手動でアップデートを試みてください。

• 複数のタブやウインドウで dejiren を表示し、操作することは可能ですが、操作内容によりあるウインドウで操作した結果が他のウインドウにも影響するという場合もありますのでご留意ください。（あるウインドウでログアウトすると他のウインドウでも次の操作時にログアウトとなる、など）

ログイン操作

• dejiren のユーザーアカウントの共用は容認されません。ご自身の dejiren アカウントとログインパスワードを他の方に開示しないでください。
• パスワードを失念された場合、ご契約テナントのシステム管理者の方によるリセットが可能です。
  ただし、複数回パスワードを誤入力したことによるログイン制限の撤廃は出来ません。
• 複数のテナントをご利用の場合には、ログイン先テナントを適切にご選択ください。
• dejiren のアプリケーションをご利用の場合、一度ログイン操作を頂いた後は基本的にはログインしたままの状態となります。ウェブブラウザでご利用の場合には、ブラウザを閉じるとログアウト扱いとなるため、次回操作時にログイン頂く必要があります。
  また、ブラウザのセッションが複数ある場合、いずれかのセッションでログイン済みであっても、他のセッションでdejirenをご利用になる際にはログイン操作が必要です（通常ウインドウとシークレットウインドウの併用時など）。
• テナントのシステム管理者の方が２段階認証を有効にしている場合には、ログイン操作時に、6桁半角数字のワンタイムパスワードを入力する画面が表示されます。
  このワンタイムパスワードは dejiren サーバで生成され、送信者「noreply@dejiren.com 」から「[dejiren] 認証コードのお知らせ」という件名でログインアカウントのメールアドレスにメールで通知されます。
  • ワンタイムパスワードは発行から10分間のみ有効です。この時間内にログイン操作を済まされなかった場合には、アカウントの入力からやり直してください。
  • ワンタイムパスワードの入力は、最長１ヶ月の期間は再確認しないようにすることもできます。
  • 2段階認証設定が有効な場合、スマホでのご利用においてもワンタイムパスワードの入力が必要になることがあります。スマホでも「noreply@dejiren.com 」からのメールを受信できるように設定しておいてください。

チャットやルームでのメッセージのやりとり

　※ ご利用テナントでチャット、ルーム機能が、テナントのシステム管理者の方によって無効化されている場合もあります。

メッセージ文やファイルの投稿

• メッセージ文や添付ファイルの内容について、投稿しても問題ないものか、投稿前にご確認ください。
• 送信先のチャット相手や、投稿するルームとそのメンバーが適切であるのか、類似の別の用途のルームでないことなど、もご確認ください。
• もしも投稿後に誤投稿であることが判明したら、速やかに投稿メッセージを削除するか、ルームオーナーの指示に従って対処してください。
• VA にテキストやファイルを送信する際にも対象の VA が目的通りのものであることをご確認ください。
• 過去に投稿したメッセージを改訂したり削除する場合には、改訂・削除しても問題ないかご確認ください。
  • 改訂した場合には「編集済み」と表示されます。投稿済みメッセージに添付したファイルを削除した場合にも「編集済み」となります。
  • また、投稿メッセージを削除した場合、メッセージ文やメッセージに添付していたファイルは削除され、削除されたこと自体は明示されます。
  • 削除したメッセージは復旧は出来ません。
  • 投稿したメッセージやファイルを既に相手の方が視認されている場合、相手の方に取り消したい旨をお伝え頂かないと伝達情報の不整合が発生します。

ルームの作成・管理

• ルームは任意で作成可能ですが、ルーム名称は一意のもの（他のルームと重複しない名称）で作成してください。
• ルームの用途やメンバー構成など、類似のルームが既にないか、作成前にご確認ください。
  類似のルームがあることにより、利用者の混乱のもととなり、情報の散逸や誤投稿など業務上の支障を招く恐れがあります。
• ルームの公開範囲をどうするか、作成時にご検討ください。
  「公開」を指定されますと、原則として組織内のすべての方が視認可能な状態となります。
  「公開」ルームを「非公開」に変更することは出来ますが、「非公開」ルームを「公開」にすることはできません。
  用途により適切な種別を指定してください。
• ルームメンバーの選択を正確に行ってください。
  メンバーの表示は、dejirenのユーザー表示名です。
  同姓・同名の方や似たお名前の他の方を選択してしまわないようにご注意願います。
• 入退出が自由なルームを設けることが出来ます。
  公開情報や非業務の横断活動などに用いることが想定されますが、参加者が把握しづらいことがありますので、誰にどのような情報を伝えられたいのか、により適切に運用してください。
• ルームオーナーは複数名の設定が可能です。
  ルームを作成された方のみがオーナーである場合、何らかの理由でその方がルームを管理できない状況があったときに備え、別の方を共同オーナーとして指定されることをお勧めします。
  また、特定の一人の方のみがルームオーナーだったときに、その方の離職などでルームオーナーのdejirenアカウントが削除されると、オーナーが不在のルームとなってしまい、管理・統御が利かない状態となってしまいます。
• ルームメンバーとしてユーザーグループが指定できます。
  部署や委員会など適切なグループを指定頂くことで、個人ユーザー単位での管理が不要となり、グループメンバーがメンテナンスされれば自動的にルーム参加メンバーも変動させることが出来ます。
  但し、グループ自体が削除されてしまうと、ルームのメンバーからも外れてしまいますので、
  人事異動や組織変更の際には、変更前に問題ないかご確認ください。
• 一定期間、新しいメッセージ投稿がなくアーカイブ参照する必要もないルームなど、利用を終了したルームは適宜「ルームの利用を終了」してください。
  

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VA管理者・VA編集者の方にご留意頂きたい事項

VAの作成・管理について

• VA は、ユーザーが操作することがきっかけとなって動作するものと、決まった時間やメール受信などユーザーとは無関係に自律して起動するものがあります。
  また、VA の処理途中や実行結果に関しても、ユーザーが介在せずに処理が完了するものを作成することができます。
  これらにより、ユーザーや管理者が動作状態に気付くことのできない VA も存在し得ることから、VA の処理が適切に行われているのか、を定期的に確認するようにしてください。
  • メールが届いたときをきっかけに動作する VA では、新規受信メールがないのか、あるいは VA のエラーなのか
  • フォルダーを監視する VA では、新規ファイルの格納や既存ファイルの更新・削除がないのか、VA の異常なのか
• それまで正常に稼働していた VA が期待通りの動作をしない場合、復旧調査・対応に際しては VA の設定変更は最終手段として、極力実施しないでください。
  • まずは最後に正常に動作していた状態の時から、異常発覚までの差異が何かないか、
    人的操作を含め異常な処理がなされていないかご確認ください。
    • 連携の状態（SaaS障害やネットワーク負荷）
    • 扱うデータの変動
    • 異常データ（容量、個数、種別）
    • 異常操作
    • dejiren自体のアップデート
    • 誰か設定変更をしていないか
• VA 自体と、VA の保存フォルダーには、アクセス権と所有者の設定が可能です。
  VAのアクセス権
  VA の用途や扱うデータ、連携先により、適切なアクセス権を設定することで、VA の有益なご利用が可能になります。
• dejiren データベースについても、どの VA から連携しているのかを把握してください。複数の VA と連携するdejirenデータベースもあり得ますので、データの参照や登録・改訂・削除が適切に行われるようにしてください。
  dejirenデータベースについて

接続設定について

• VA が使用する接続設定には、連携先のAPIにアクセスするための認証情報などを登録します。
• 接続に際して個人認証が必要な連携先の場合には、対象の接続設定を用いたVAの初回操作時に、連携のための認証操作が必要です。
• 連携の認証を代表アカウントで行う場合、そのアカウントが連携先で利用可能なデータは基本的にすべてアクセス可能です。
  したがって、連携に用いるアカウントの権限の次第により、VA利用者が一律でアクセスできるデータの他、アクセスさせてはいけないデータが含まれてしまう、ということも起こり得ますので、接続設定が連携先で持つ権限については適切に管理してください。
• ある接続設定の設定を変更した場合、どの VA に影響するのかを把握してから実施してください。可能であれば既存接続設定を変更するのではなく、新たに接続設定を設けて、VA の接続設定を差し替え、その接続設定を使用するすべての VA の動作が問題ないことを確認した上で、もとの接続設定を削除するようにしてください。

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システム管理者の方にご留意頂きたい事項

ユーザー管理・グループ管理

• ユーザーの登録の際には、実際に組織内でご利用になっている、ユーザー個人のメールアドレスを指定してください。
• ユーザーアカウントの表示名は変更できますが、ログインアカウントは変更できません。メールアドレスが変更になった場合にはアカウントを作成し直して頂く必要があります。
• ユーザーアカウントを作り直した場合、以前のユーザーアカウントの設定、わたしのVA、参加していたチャットルーム、他のユーザーとやり取りしていたチャットなどは引き継げません。
• ユーザーアカウントやユーザーグループには適切なロールに割り当ててください。運用中の不意な変更を抑止するためには、通常時は一般利用者権限を割り当てておき、必要な都度、VA編集者ロールなどの特権ロールに所属させ、必要な処理が終わったら一般利用者ロールのみに戻すなどの方策をご検討ください。
• ユーザーアカウントの所属グループを変更する際には、ユーザーグループに割り当てられているロールや、ユーザーグループが参加しているチャットルームの影響があります。
  （特権ロールが割り当てられていたグループへの参加や離脱、部門などのグループがメンバー参加しているルームの参加・離脱）
• ユーザーアカウントは無効化することは可能ですが、無効化した場合にもライセンスとしては計上されます。あるユーザーアカウントを無効化して、その分で新規アカウントを作成する、ということはできません。
  無効化したアカウントはログインできない状態にはなりますが、作成済みのVAやチャットなどは通常時の状態のままとなります。
• ユーザーアカウントを削除する前に、VAの所有者やルームオーナーを他のユーザーに変更してください。VAのアクセス権は、VA管理者により管理モードで変更することが可能ですが、ルームオーナーは対象ルームのオーナーによる操作以外に変更ができません。
• ユーザーアカウントを削除すると、対象ユーザーが作成した「みんなのVA」やルーム、チャットやルームでの発言、dejirenデータベーステーブルやレコードは残りますが、「わたしのVA」は削除されます。

ライセンス確認

• ご契約のプランやストレージ容量、作成されているVA数はシステム管理画面のライセンス確認でご覧いただけます。
• オプションサービスのご契約状態もシステム管理画面でご確認可能です。

操作ログ

• 各ユーザーの操作記録はシステム管理画面でご確認いただけます。
• ユーザーが実行した操作を、管理者を含む第三者が取り消すことはできません。

その他

ブリッジ

• ブリッジオプションをご契約いただくと、ブリッジのインストーラ発行と、インストール済みブリッジの稼働状態をご確認いただく画面が、システム管理画面に表示されます。
• ブリッジインストーラは発行から72時間有効です。
  また、ブリッジインストーラは1件につき1インストールにのみ利用可能です。
  もし時間内にインストールができなかった場合や、正常にインストールが完了できなかったときには、インストーラを作成し直してください。
• ブリッジクライアントにインストール後、インストール対象が適切であるか、正常に疎通が確立しているか、システム管理画面でご確認ください。
• オンプレミスサーバとの接続に異常がある場合には、インストール済みのブリッジサービスが正常に稼働していることをご確認ください。

APIキー

• MotionBoardのソースとしてdejirenデータベースを指定するためのAPIキー発行が可能です。
  発行したAPIキーが適切に運用されているか、定期的な見直しをおすすめします。

ルームについて

• ルームは、ルームオーナーであるユーザーにのみ管理可能です。
  ユーザーアカウントの項目で記載した通り、オーナーユーザーのアカウントを削除すると、オーナー不在のルームとなってしまい、誰にも管理できない状態となってしまいます。
  人事異動時のアカウント変更処理の際など、ユーザーアカウントの削除前に、対象ユーザーやご契約テナント内に他のユーザーにオーナーを移譲することをご案内いただくなど、でご対応ください。（機密保持のため、システム管理者ロールに属するユーザーであっても、参加していないルームは視認することができません。）