[コラボレーション]機能は、異なるテナント(企業・組織)同士が dejiren 内で相互にメッセージをやり取りできる機能です。
取引先企業や協力会社との円滑なコミュニケーションが実現し、ビジネスの効率化が期待できます。

機能概要

• コラボレーション：複数社間でチャットを行うための枠組みです。
• コラボレーションルーム：複数社間チャット専用のルームを指します。
• オーナーテナント：コラボレーションを管理する権限を持つ契約企業・団体のことです。
• メンバーテナント：コラボレーションに参加する契約企業・団体を指します。
  
  コラボレーションの申請・承認は、システム管理画面で行うため、
  システム管理者ロールに属するユーザーで操作します。
  

基本的な設定手順

2社間コラボレーション

最もシンプルな企業間チャットの設定方法です。
申請企業が相手企業に申請を送り、相手企業が承認することでコラボレーションが成立します。

手順1: 申請企業による申請送信

1. システム管理画面で[コラボレーション管理]をクリック
2. [コラボレーション申請]ボタンをクリック
3. コラボレーション名を設定 (任意)
4. [招待する組織・チーム]に相手企業のメールアドレスまたは組織・チーム番号を入力
5. [申請メッセージ]を入力 (任意)
6. [申請する]ボタンをクリック
7. 相手企業にメール通知が送信される

手順2: 相手企業による承認

1. システム管理者あてにコラボレーション申請メールが届く
2. システム管理 → コラボレーション管理 → [申請・履歴一覧]
3. 申請された承認リクエストにある申請内容を確認し、[承認]または[却下]を選択
4. 承認した場合、2社間コラボレーションが成立
5. 申請者にメール通知が送信される

以上の操作により、申請企業がオーナーテナント、承認企業がメンバーテナントとして設定されます。

3社以上のコラボレーション

3社以上の企業が参加するコラボレーションの場合、すべての招待企業の承認が必要です。
最大10社までのコラボレーション参加が可能です。

手順1: 申請企業による一括申請

1. システム管理画面で[コラボレーション管理] をクリック
2. [コラボレーション申請]ボタンをクリック
3. コラボレーション名を設定(任意)
4. [招待する組織・チーム]に複数の相手企業のメールアドレスまたは組織・チーム番号を入力
5. [申請メッセージ]を入力(任意)
6. [申請する]ボタンをクリック
7. 全ての相手企業にメール通知が送信される

手順2: 各企業による承認

1. システム管理者あてにコラボレーション申請メールが届く
2. システム管理 → コラボレーション管理 → [申請・履歴一覧]
3. 申請された承認リクエストにある申請内容を確認し、[承認]または[却下]を選択
4. 承認した場合、申請者との間でコラボレーションが成立
5. 申請者にメール通知が送信される

• 招待されたすべての企業が承認・却下を判定します。
• 承認順序は任意です。(どの企業が先に承認しても問題ありません。)
• 部分承認も可能です。(一部企業が却下した場合、承認した企業のみでコラボレーションが成立します。)

承認パターン例：

• B社承認 + C社承認 → 3社間コラボレーション成立
• B社承認 + C社却下 → コラボレーション不成立
• B社却下 + C社承認 → コラボレーション不成立
• B社却下 + C社却下 → コラボレーション不成立
  

コラボレーション管理の運用ケース

① コラボレーション解除

既存のコラボレーション関係を完全終了させる運用です。

操作手順：

1. システム管理画面で[コラボレーション管理] → [コラボレーション一覧]をクリック
2. 対象コラボレーションの[操作]列の[…]ボタンをクリック
3. [コラボレーション解除]を選択
4. 確認ダイアログで実行を確定

② オーナー・メンバー権限変更

コラボレーション成立後に、参加企業の権限レベルを変更する運用です。

操作手順：

1. システム管理画面で[コラボレーション管理] → [コラボレーション一覧]をクリック
2. 対象コラボレーションをクリックして詳細画面を開く
3. 参加企業・チーム一覧で対象企業を確認
4. [オーナーにする]または[メンバーにする]ボタンをクリック

重要な制限事項：

• オーナーテナントが1つしか存在しない場合、[メンバーにする]ボタンは無効化されています。
• コラボレーションには必ず1つ以上のオーナーテナントが必要です。
• 権限変更はオーナーテナントのみ実行可能です。

実行権限：オーナーテナントのシステム管理者のみ

③ 担当者変更

各テナントのコラボレーション担当者を変更する運用です。

操作手順：

1. システム管理画面で[コラボレーション管理] → [コラボレーション一覧]をクリック
2. 対象コラボレーションの[操作]列の[…]ボタンをクリック
3. [担当者変更]を選択
4. システム管理者の一覧から新しい担当者を選択し、[保存する]ボタンをクリック

注意事項：

• 担当者が設定されていない場合、ボタンは無効化されます。
• 担当者は各テナントにつき1名のみです。
• 初期設定値は、コラボ申請者/コラボ承認者です。

実行権限：自テナントのシステム管理者のみ

④ コラボレーション名変更

既存のコラボレーション名を変更する運用です。
実行可能なのは、オーナーテナントのシステム管理者のみです。

操作手順：

1. システム管理画面で[コラボレーション管理] → [コラボレーション一覧]をクリック
2. 対象コラボレーションをクリックして詳細画面を開く
3. コラボレーション名の横にある[変更]ボタンをクリック
4. 新しい名前を入力し、[決定]ボタンをクリック
5. 全参加テナントに新しいコラボレーション名が即座に反映される

⑤ コラボレーション解除

コラボレーション自体を完全に終了する運用です。
実行可能なのはオーナーテナントのシステム管理者のみです。

操作手順：

1. システム管理画面で[コラボレーション管理] → [コラボレーション一覧]をクリック
2. 解除したいコラボレーションの[操作]列の[…]ボタンをクリック
3. [コラボレーション解除]を選択
4. [解除してもよろしいですか？]ダイアログで[解除する]ボタンをクリック

解除に関する注意点：

• 当該コラボレーション配下のコラボレーションルームを新たに作成することはできない
• 既存コラボレーションルームは読み取り可能・書き込み不可の状態になる
• 参加テナントのシステム管理者およびコラボレーションルーム参加者全員にメール通知
• 成立済みのコラボレーションから一部のテナントを解除することはできません

コラボレーションルームの作成・利用

コラボレーションが成立した後、実際のメッセージ交換を行うためのルームを作成します。

コラボレーションルーム作成手順

コラボレーションルームの特徴

• 作成権限：オーナーテナントのユーザーのみがコラボレーションルームを作成できます
• ルーム種別：公開種別は非公開のみ・参加メンバーは退出可能ルームのみ作成可能です
• 視覚的識別：通常のルームアイコンは丸形であるのに対し、コラボレーションルームは四角形のアイコンで表示されます
• ルームメンバー：他社ユーザーはメールアドレスによる招待のみ可能です。グループや VA はメンバーにすることは出来ません。
• ユーザーの識別：自社のユーザーのアイコンは丸形であるのに対し、コラボレーション先のユーザーは四角形のアイコンで表示されます

コラボレーションルームの特徴

1. dejiren のアプリのルーム画面で[新しいルーム](+)をクリックし、展開されたメニューで[新しいコラボレーションルーム]をクリック
2. コラボレーション一覧から対象のコラボレーションを選択し、[つぎへ]をクリック
3. コラボレーションルームの[名前]と[説明](任意)を入力し、[つぎへ]をクリック
4. オーナーとメンバーを選択し、[決定]をクリック
   • 自組織メンバー：通常のユーザー選択と同じ方法で指定
   • コラボレーション先メンバー：
     1. オーナーまたはメンバーの[追加ボタン](+)をクリックし、[コラボレーション先メンバーを追加]をクリック
     2. [追加ボタン](+)をクリックし、招待したいdejirenアカウントのメールアドレスを入力し[決定]をクリック
5. [決定]ボタンをクリックしてルーム作成完了

セキュリティ・制限事項

アクセス制御

• 事前承認なしに他社とのやり取りは不可です。
• コラボレーション成立前のメッセージは閲覧不可です。
• コラボレーション解除後も、それまでにコラボレーションルームでやりとりしたメッセージ履歴の閲覧はオーナー・メンバーテナントともに可能です。

通知・履歴管理

• 全ての申請・承認・却下がメール通知されます。
• システム管理画面で[コラボレーション管理] → [申請承認履歴]でコラボレーションの申請・承認・却下の履歴が確認できます。

この機能により、取引先企業や協力会社との円滑なコミュニケーションが実現し、ビジネスの効率化が期待できます。

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