dejiren でのメールの受信

このページでは、dejiren でメールを受信することをきっかけに動作する VA の構成方法について説明します。

メール受信きっかけVAについて

メール受信きっかけの VA は、指定したメールアカウントにメールが届いたときに動作する機能です。この機能により、以下のような自動化が可能になります。

  • カスタマーサポート：お問い合わせメールの自動分類と担当者への転送
  • 業務効率化：注文確認メールの自動処理とデータベース登録
  • アラート対応：システム監視メールの受信時に自動的な対応処理
  • データ連携：他システムからのレポートメール受信時の自動データ取込

対応プロトコル

プロトコル用途特徴
IMAPメールサーバー上でのメール管理複数デバイス同期、リアルタイム監視
POP3ローカルでのメール管理シンプルな構成、オフライン対応

メール受信VAの特徴

  • リアルタイム監視：メールボックスを定期的に監視し、新着メールを即座に検知
  • 豊富な情報取得：送信者、件名、本文、添付ファイルなどの詳細情報を取得
  • 柔軟な処理：受信したメール内容に基づいて条件分岐や外部API連携が可能
  • セキュリティ：メール認証情報は暗号化して安全に管理

注意： メール受信きっかけのVAは外部メールサーバーに接続するため、メールサーバーの設定やネットワーク状況により動作に影響が出る場合があります。予めご了承ください。

前提条件・必要な権限

環境権限必要な場面
dejirenVA編集権限を付与されたアカウント（VA編集者ロール、もしくはVA管理者ロールに属するユーザーアカウント）・接続設定の作成
・接続設定を用いたVAの作成
メール・IMAPもしくはPOP3でアクセス可能であること・メールサーバーへの接続
・メールの受信

重要： メールサーバやASPにより、セキュリティ上の理由から通常のパスワードではなく「アプリパスワード」の使用が推奨または必須となっている場合があります。

接続設定の作成

メール受信VAを作成する前に、VA管理画面で接続設定を作成する必要があります。
既に接続設定が用意できている場合には、この手順はスキップし、VA 作成の手順に進んでください。

接続設定作成の基本手順：
1. dejiren の VA管理画面にVA管理者またはVA編集者ロールでアクセスします。
　https://www.dejiren.com/va

2. VA管理画面上部メニューの「接続設定」をクリックします。

3. 接続設定画面で「新規作成」をクリックします。

4. 「メール受信(IMAP)」または「メール受信(POP3)」を選択します。

5. 各項目を設定します。

IMAP設定項目

設定項目設定値入力備考
接続名任意の識別名称必須例：「カスタマーサポート用メール受信」
サーバーIMAPサーバーのホスト名必須例：imap.mail.com、mail.example.com
ポートIMAPサーバーのポート番号必須993（SSL）、143（非SSL）
ユーザーメールアカウントのユーザー名必須通常はメールアドレス全体
パスワードアカウントのパスワード必須アプリパスワード推奨
暗号化方式IMAPS接続必須通常はSSL/TLSを選択
メールの種類処理対象メールの種類必須ドロップダウンから選択
ブリッジオンプレミス接続用任意通常は不要

POP3接続設定

設定項目設定値入力備考
接続名任意の識別名称必須例：「注文処理用メール受信」
サーバーPOP3サーバーのホスト名必須例：pop.mail.com、mail.example.com
ポートPOP3サーバーのポート番号必須995（SSL）、110（非SSL）
ユーザーメールアカウントのユーザー名必須通常はメールアドレス全体
パスワードアカウントのパスワード必須アプリパスワード推奨
暗号化方式POP3S接続必須通常はSSL/TLSを選択
メールの種類処理対象メールの種類必須ドロップダウンから選択
ブリッジオンプレミス接続用任意通常は不要

VA手順書の作成

上記の接続設定を利用する VA 手順書を作成してメール受信処理を定義します。

VA手順書作成手順：
1. VA管理画面にアクセスします。
　https://www.dejiren.com/va

2. VA管理画面の「VA」で
「新規作成」をクリックして展開されるメニューから「新規作成」をクリックします。

3. 「新規作成」で、各項目を設定して、「つぎへ」をクリックします。

設定項目設定値入力
名前この VA を識別するための任意の名称を文字入力します。必須
自己紹介「名前」だけでは説明できない、この VA の情報を入力します。任意
ラベル任意の識別タグを指定します。任意
利用対象この VA を利用する範囲を「わたしの VA」か「みんなの VA」のいずれかで選択します。
「みんなの VA」を選択した場合には、この VA を格納するフォルダーも指定します。		必須
VA が動くきっかけ「メールが届いたとき」を選択します。必須

4. 作成した接続設定を選択して、「作成する」をクリックします。

5. VA 手順書編集画面が表示されます。


6. 必要な処理ブロックを追加して手順書を構成します。

※ VA で正常にメールを受信できない場合に備え、
　dejiren VA 以外のメールクライアントでも、
　受信用メールアカウントに届いたメールを
　同時に受け取れる仕組みを
　設けられることをお勧めします。

受信メールで取得できる情報

メール受信では、以下の情報を取得して後続のブロックで利用できます。

基本情報

取得項目説明利用例
送信者メールの送信者のメールアドレス送信者に基づく処理分岐
宛先メールの宛先アドレス（To）部署別の自動振り分け
CcCCに設定されたアドレス関係者への通知処理
件名メールの件名内容に基づく分類処理
本文メールの本文内容自然言語処理による分析

◆ メールの受信日時情報が必要なときには、
「関数ブロック一覧」 > 「日付と時刻操作」 > 「現在日時」ブロック
をご利用ください。

添付ファイル情報

取得項目説明利用例
ファイル名添付ファイルの名前ファイル種別による処理分岐
ファイル名（拡張子なし）添付ファイルの拡張子を除いた名称ファイル名称による処理分岐
.拡張子添付ファイルの拡張子（.以降）ファイル種別による処理分岐
拡張子添付ファイルの拡張子（.を除いた拡張子）ファイル種別による処理分岐
メディアタイプ添付ファイルのメディアタイプ
ファイルサイズ添付ファイルのサイズ大きなファイルの特別処理

添付ファイルの取扱注意事項：
• セキュリティを考慮し、実行可能ファイルの処理には充分ご注意ください。
• ファイルサイズの上限を設定することを推奨します。
• ウイルススキャン等のセキュリティ対策を検討してください。

トラブルシューティング

よくある問題と対処法

問題原因対処法
認証エラーユーザー名・パスワードが不正認証情報をご確認ください。
dejiren 以外の仕組みで、メール受信が正常に行えるかご確認ください。
接続タイムアウトサーバー設定やネットワークの問題サーバー名・ポート番号の確認、ファイアウォール設定の確認
SSL/TLS エラー暗号化設定の不整合暗号化方式の設定見直し、証明書の確認
メールが検知されないフィルター条件が厳しすぎるフィルター条件の緩和、監視間隔の短縮
重複処理が発生同じメールが複数回処理されるメール処理済みフラグの設定、重複除去ロジックの追加

デバッグのヒント

  • 接続テスト：まずは基本的な接続確認から始める
  • ログ確認：VAの実行ログで詳細なエラー情報を確認
  • 段階的設定：シンプルな条件から始めて徐々に複雑化
  • テスト環境：本番運用前にテスト用メールアカウントで検証
  • 監視頻度調整：負荷を考慮して適切な監視間隔を設定

セキュリティ考慮事項

セキュリティベストプラクティス：
• 専用メールアカウントを使用
• 最小権限の原則に従ったアクセス権設定
• 機密情報を含むメールの適切な暗号化
• ログの定期的な監視とインシデント対応体制の整備

補足説明

  • dejirenは一定の間隔でメールボックスを確認します。
    このため、処理のタイミングによっては、送信元がメールを送信してから、dejiren で受信されるまでにタイムラグが生じる場合があります。
  • 大量のメール処理が予想される場合は処理の遅延・滞留が生じる場合があります。
  • 外部メールサービスの利用規約をご確認の上、適切にご利用ください。
  • 機密性の高い情報を扱う場合は、追加のセキュリティ対策を実施してください。

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