invoiceAgent 連携 VA の作成方法

このページでは、invoiceAgent と連携する VA の基本的な手順書作成方法を説明します。

VA のバリエーション

invoiceAgent と連携する VA には、大きく分けて2つのバリエーションがあります。

1. invoiceAgent に格納されているファイルを dejiren で参照・取り出す。

2. invoiceAgent に dejiren からファイルを送信して invoiceAgent にアーカイブする。

前提条件・必要な権限

あらかじめ invoiceAgent との接続設定は作成されており、利用可能な状態であること。
もし接続設定を未作成の場合には、こちらの手順を参照して接続設定をご準備ください。

環境	必要な権限
dejiren	VA 管理者、もしくは VA 編集者ロールに属するアカウント
invoiceAgent	この VA で使用する領域へのアクセスができ、アーカイブファイルの格納状態を invoiceAgent の画面上で確認できること

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設定手順 (共通)

1. dejiren の VA管理画面にアクセスします。
https://www.dejiren.com/va

2. VA管理画面で、画面左上の「新規作成」をクリックし、展開されたメニューから「新規作成」を選択します。

3. VAの基本情報を設定します。

設定項目	設定値	入力区分
名前	この VA を識別するための固有名称を文字入力します。	必須
自己紹介	この VA について、名前だけでは説明しきれない役割などを文字入力します。	任意
利用対象	この VA の利用範囲を作成者個人にする場合には「わたしのVA」を、他のユーザーにも利用を開示する場合には「みんなのVA」を選択します。	必須
保存先のフォルダー	この VA を保存するフォルダーを選択します。	「みんなのVA」のみ
VAが動くきっかけ	この VA が動作するきっかけを選択します。

各項目の設定が済んだら「つぎへ」をクリックします。

4. VA が動くきっかけを選択します。
この画面は、一つ前の基本設定画面で「VAが動くきっかけ」で選択した内容により
設定事項が変動します。

選択が完了したら、
・(みんなのVA のみ)
　VA の利用・編集権限を標準設定から変更する場合は「アクセス権限を設定する」をクリックします。
　→ VA のアクセス権限設定画面に遷移します。
・VA の利用・編集権限を標準設定のままとする場合には「作成する」をクリックします。
　→ VA 手順書編集画面に遷移します。
※ ここでアクセス権を設定しないで「作成する」をクリックした場合にも、後でアクセス権の設定は可能です。

☆. VA のアクセス権限設定画面

標準状態では、VA の作成者はこの VA に対する全権を持ちますが、
他のすべてのユーザーは VA の利用権限のみを保有している状態です。

特定のユーザーやグループ、あるいはテナント内の他の全ユーザーに対して、
VA 手順書の変更や手順書設定内容の閲覧、VA の利用権限の付与する場合には、
設定を変更します。

アクセス権の設定が完了したら「作成する」をクリックします。

アクセス権の詳細はこちらをご参照ください。

5. VA手順書編集画面が表示されます。

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invoiceAgent に格納されているファイルを参照・取り出す

ファイル取得ブロックについて

invoiceAgent からファイルを取得するには、いくつか方法があります。

① PDFファイル取得

格納されているファイルをPDFファイルとして取り出します。

② 元ファイル取得

invoiceAgent に格納されているファイル形式のまま取り出します。

③ ファイルプレビュー

invoiceAgent に格納されているファイルの任意のページを画像として表示します。

これらから用途に応じて任意のブロックを選択してください。

また、下記のファイル検索の各ブロックと上記ファイル取得ブロックを組み合わせることが肝要です。

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ファイル検索ブロックについて

① ファイル検索

dejiren に入力した文字列などを検索値としてファイルを見つけ出します。

② 共通検索条件を利用して検索

invoiceAgent に設定されている「共通検索条件」を検索セットとして呼び出してファイルを見つけ出すことが出来ます。

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a. ファイル取得 VA 設定手順

ここでは、きっかけブロックである「チャットに投稿したとき」に、
VA 利用者が入力する文字列を検索値として invoiceAgent でファイルを検索して
該当ファイルを取得して、VA 利用者にチャットで表示する、
という構成の VA を作成します・

「設定手順（共通）」で初期設定が済んでいる VA 手順書に、ファイル取得のブロックを配置していきます。

「高度な手順ブロック一覧」 > 「invoiceAgent」グループから、ブロックを配置します。

1-1. 「ファイル検索」ブロックを配置します。

1-2. 配置した「ファイル検索」ブロックをクリックして、ブロックの編集画面を表示します。

各設定項目に値を入力・項目を選択して「決定する」をクリックします。

設定項目	設定値	区分
接続設定	作成済みの invoiceAgent との接続設定を選択します。	必須
フォルダーパスまたはID	取得対象のファイルの格納されている領域を指定します。上記「接続設定」を選択することで、フォルダーアイコンが表示されます。フォルダーアイコンをクリックすると invoiceAgent のフォルダー構造が表示されるので、任意のフォルダー、もしくは「root」をクリックで指定します。	必須
検索キーワード	ファイル名およびドキュメント本文を検索するキーワード（全文検索用の文字列）を入力・指定します。複数の文字列を入力した場合は、論理演算子（AND、OR、NOT）を使って検索できます。文字列をスペースで区切るとAND検索になります。詳細はinvoiceAgentのマニュアルをご参照ください。「＋」をクリックして、「チャットに投稿したとき」の「受信したメッセージ」を選択すれば、VAの起動時に入力された文字列が検索キーワードとなります。	必須
ファイル名を検索しない	チェックを付けると、ファイルの名称は検索対象から除外します。	任意
サブフォルダーを検索しない	チェックを付けると、「フォルダーパスまたはID」で指定した領域のみが検索対象となり、同領域の配下にあるフォルダーは検索対象から除外します。	任意

＜設定例＞

2-1. 「元ファイル取得」ブロックを配置します。

2-2. 配置した「元ファイル取得」ブロックをクリックして、ブロックの編集画面を表示します。

「ファイルパス・またはID」に、取得対象のファイルの情報を入力・項目を選択して「決定する」をクリックします。

ここでは「＋」をクリックして、
このブロックの手前の「ファイル検索」ブロックで3検索結果としてヒットしたファイルの ID を指定して「決定する」をクリックします。

◆フォルダーアイコンをクリックすることで invoiceAgent のフォルダー構造を表示して特定のファイルを指定することも可能です。

3-1. 「手順ブロック一覧」> 「チャット」グループにある「チャット送信」を配置します。

3-2. 配置した「チャット送信」ブロックをクリックして、ブロックの編集画面を表示します。

「ファイル」欄の「＋」をクリックして、「ファイル取得」ブロックで invoiceAgent から取得したファイルを指定して「決定する」をクリックします。

4. 手順書編集画面で、「💾 保存」をクリックして手順書を保存します。

5. 「●停止中」をクリックして、VA の動作状態を「●稼働中」に変更します。

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6-1. チャットでVAとの1対1チャットを作成します。

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6-2. チャットメッセージ入力欄に、
　　invoiceAgent に格納されているファイル名を投稿し、
　　チャット画面にファイルが表示されることをご確認ください。

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b. ファイルアーカイブ VA 設定手順

ここでは、きっかけブロックである「チャットに投稿したとき」で、
VA 利用者がファイルを登校して、そのファイルを invoiceAgent にアーカイブ保存する、
という構成の VA を作成します・

「設定手順（共通）」で初期設定が済んでいる VA 手順書に、ファイル取得のブロックを配置していきます。

「高度な手順ブロック一覧」 > 「invoiceAgent」グループから、ブロックを配置します。

1-1. 「ファイルアーカイブ」ブロックを配置します。

1-2. 配置した「ファイルアーカイブ」ブロックをクリックして、ブロックの編集画面を表示します。

各設定項目に値を入力・項目を選択して「決定する」をクリックします。

設定項目	設定値	入力区分
接続設定	作成済みの invoiceAgent との接続設定を選択します。	必須
ファイル	アーカイブするファイルを指定します。・📎 クリップをクリックすると、固定のファイルを添付できます。・＋をクリックすると、VAのブロックで取得したファイルを指定できます。ここでは、きっかけ「チャットに投稿したとき」ブロックの「受信したファイル」を指定します。	必須
ファイル名	上の「ファイル」の元々のファイル名から任意のファイル名に変更する場合には、入力・指定します。たとえば、VA を実行した年月日をファイル名の冒頭に付加する、などです。	任意
ファイルが一つもないときにはエラーにする	このブロックの前の処理で、何らかの条件でファイルを検索して取得しようとした際に、該当するファイルがなくアーカイブ対象に指定するものがないときなどにエラー扱いとする場合には✓をつけます	任意
フォルダーパス	アーカイブ対象のファイルを格納する領域を指定します。上記「接続設定」を選択することで、フォルダーアイコンが表示されます。フォルダーアイコンをクリックすると invoiceAgent のフォルダー構造が表示されるので、任意のフォルダー、もしくは「root」をクリックで指定します。	必須
上書きする。	アーカイブ先の領域に同一名称のファイルがあったときに上書き保存する場合には✓をつけます。	任意
上書きする際に、ページリンクの元文書であっても上書きする。	上書きする際に、ページリンクのリンク元文書であっても上書きを許可します。指定しない場合は許可しません。	任意
上書きする際に、新しい文書として追跡記録を開始する。	上書きする際に、新しい文書としてアーカイブします。指定しない場合は文書の更新として扱います。	任意
復号や解析に失敗した場合でも強制的にアーカイブする。	解析エラーやパスワードの不一致、画像の解像度や色深度が基準に満たないなどの場合でも、強制的にアーカイブします。指定しない場合はアーカイブしません。	任意
厳密な解析を行う。	アーカイブ対象がPDFファイルの場合のみ有効です。指定した場合は、PDFファイルの本文テキストが抽出できるかどうかをチェックします。本文テキストの抽出に失敗した場合、アーカイブに失敗します。アーカイブエラーとなるPDFファイルでも、『復号や解析に失敗した場合でも強制的にアーカイブする。』を指定することで強制的にアーカイブできます。この場合、PDFファイルは「解析完了[本文検索一部可]」というステータスでアーカイブされますが、解析できなかったページについては、全文検索ができません。指定しなかった場合は、PDFファイルの本文テキストが抽出できるかどうかをチェックしません。本文テキストの抽出チェックを行わないため、解析できないPDFファイルでもアーカイブされます。解析できないPDFファイルは、「解析完了[本文検索一部可]」というステータスでアーカイブされます。この場合、解析できなかったページについては、全文検索ができません。	任意
親フォルダーを作成しない	指定された親フォルダーが存在しない場合にエラーにします。指定しない場合、親フォルダーが存在しない場合は親フォルダーを含む必要なフォルダーをすべて作成します。	任意
PDFのパスワード	アーカイブ対象がPDFファイルの場合のみ有効で、PDFファイル以外の場合は無視されます。暗号化されたPDFファイルのパスワードを指定します。指定しない場合は、パスワードなしとして処理します。	任意
文書定義ID	アーカイブする文書に付ける文書定義IDを指定します。指定がない場合は、「定義なし」としてアーカイブします。	任意

【カスタムプロパティ】

カスタムプロパティに値を設定する場合には各項目を指定します。

項目名	設定する値	操作
「項目を選択」をクリックして、カスタムプロパティ名を指定します。	カスタムプロパティに登録する値を指定します。	×：設定値をクリアゴミ箱：この設定自体を削除

2-1. 「手順ブロック一覧」> 「チャット」グループにある「チャット送信」を配置します。

2-2. 配置した「チャット送信」ブロックをクリックして、ブロックの編集画面を表示します。

「メッセージ」欄の「＋」をクリックして、
「ファイルアーカイブ」ブロックの「URLリンク」を指定して、
最後に「決定する」をクリックします。

〜

4. 手順書編集画面で、「💾 保存」をクリックして手順書を保存します。

5. 「●停止中」をクリックして、VA の動作状態を「●稼働中」に変更します。

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6-1. チャットでVAとの1対1チャットを作成します。

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6-2. チャットメッセージ入力欄に、任意のファイルを投稿し、
　　(クリップ📎をクリックしてダイアログからファイルを選択する、
　　もしくはファイルを直接メッセージ入力欄に投げ込む方法があります)
　　invoiceAgent にアーカイブしたファイルのリンクURLが表示されることをご確認ください。